La gestione yacht, spiegata dal lato dell'armatore.

Un buon gestore di yacht è invisibile per l'armatore per gran parte dell'anno. Ciò che si paga è l'anno in cui non si nota nulla. La gestione yacht è il livello operativo tra il comandante e l'armatore: la funzione di back-office che gestisce equipaggio, aspetti tecnici, adempimenti normativi e contabilità, così che il committente veda un quadro unico e coerente anziché la complessità operativa sottostante.

Balthazar Yachting coordina la gestione yacht tramite società di gestione affermate, nell'ambito dei suoi servizi per armatori. Quella che segue è la visione del broker su come dovrebbe funzionare la gestione yacht: gli standard che cerchiamo quando proponiamo un gestore a un armatore.

Cosa copre la società di gestione

Un tipico incarico di gestione yacht copre sei aree funzionali.

• Gestione dell'equipaggio. Rotazione di comandante ed equipaggio, contratti, buste paga, certificazioni, conformità MLC e la gestione del personale durante tutto l'anno. Per uno yacht con dodici membri d'equipaggio di diverse nazionalità, in navigazione tra più giurisdizioni, questa è in assoluto l'area più complessa sul piano operativo.

• Gestione tecnica. Il programma di manutenzione dello yacht, il ciclo di refit, la supervisione dei macchinari, le ispezioni e le decisioni tecniche correnti che il comandante solleva e la società di gestione prende in carico. Comprende i rapporti con i cantieri, i centri di assistenza dei costruttori (OEM) e la società di classificazione, se lo yacht è mantenuto in classe.

• Normativa e conformità. ISM (International Safety Management), MLC (Maritime Labour Convention), requisiti dello Stato di bandiera, ispezioni dello Stato di approdo e il lavoro di documentazione che ne deriva. Per gli yacht abilitati al charter commerciale il carico di conformità è rilevante: il Codice ISM si applica integralmente dalle 500 GT, gli yacht commerciali più piccoli seguono il regime di gestione della sicurezza semplificato del proprio codice, e la MLC si applica agli yacht in uso commerciale, con certificazione obbligatoria dalle 500 GT nei viaggi internazionali. Per gli yacht privati il carico è più leggero, ma non assente.

• Contabilità dell'armatore. Rendiconti mensili o trimestrali delle spese operative rispetto al budget concordato, buste paga, costi del carburante, diritti portuali, fatture di refit e il quadro finanziario che il family office consolida.

• Gestione charter (facoltativa). Se lo yacht è posizionato sul mercato commerciale, la strategia di prezzo, il calendario stagionale e la contrattualistica di charter sono coordinati tra la società di gestione e il central agent dello yacht, il broker che detiene il suo incarico di charter.

• Logistica delle aree di navigazione. Ormeggi, sdoganamenti, rifornimenti di carburante, reti di approvvigionamento e i rapporti locali nelle zone di navigazione frequentate dallo yacht. Una buona società di gestione mantiene un rapporto in ogni porto principale toccato dallo yacht.

Ciò che di solito resta escluso

Tre aree di norma restano al di fuori della gestione yacht.

Il family office e i consulenti legali dell'armatore gestiscono la struttura di proprietà in sé: società, trust, immatricolazione. La società di gestione si occupa dell'esercizio dello yacht; non ne è proprietaria.

Il brokeraggio (charter, acquisto, vendita) è per consuetudine separato. Alcune società di gestione yacht svolgono anche attività di brokeraggio; il conflitto di interessi è strutturale e la prassi migliore è affidare il brokeraggio a una società distinta.

L'esperienza degli ospiti di livello concierge durante le settimane di charter è curata dal comandante e dall'equipaggio, non direttamente dalla società di gestione. La società di gestione fornisce il quadro operativo; l'esperienza concreta, giorno per giorno, spetta all'equipaggio a bordo.

La struttura dei costi, e cosa è ragionevole

La gestione yacht è di norma remunerata con un compenso annuo, fatturato mensilmente o trimestralmente, più il riaddebito delle spese operative rispetto al budget concordato. Il compenso fisso di gestione copre i servizi della società; le spese operative sono i costi effettivi di esercizio dello yacht.

Le condizioni di gestione sono strutturate in base al profilo operativo dello yacht e all'ambito del servizio, e concordate direttamente con l'armatore.

Ciò che è ragionevole varia con l'ambito. Una società di gestione che si fa carico della piena conformità ISM e MLC per uno yacht da charter percepisce un compenso maggiore rispetto a una società che gestisce uno yacht privato con un quadro normativo più leggero. Il family office dell'armatore dovrebbe esaminare l'ambito dei servizi prima di esaminare il compenso: la domanda è che cosa viene fornito, non quanto viene addebitato.

Le spese operative sono riaddebitate al costo. La società di gestione di solito non percepisce commissioni sulla spesa operativa, anche se alcune società hanno rapporti di segnalazione con cantieri, broker e fornitori di servizi che dovrebbero essere dichiarati. Una società di gestione che percepisce commissioni di segnalazione non dichiarate è il rischio strutturale che gli armatori trascurano più spesso; il contratto dovrebbe imporne la dichiarazione.

Come dovrebbe funzionare il rapporto con l'armatore

Il rapporto di gestione yacht si basa su rendiconti mensili o trimestrali e su un canale sempre aperto tra un account manager designato presso la società di gestione e il committente (o il family office). Sul piano operativo il comandante riferisce alla società di gestione; la società di gestione riferisce all'armatore.

Il rendiconto dovrebbe essere preciso. Lo standard è un rapporto mensile che dettaglia la spesa rispetto al budget, segnala gli scostamenti, descrive i problemi operativi in termini chiari e anticipa il calendario del mese successivo. Un rapporto fatto di paragrafi riassuntivi e cifre approssimative non lo è.

L'atteggiamento dell'armatore dovrebbe essere poco invasivo ma informato. La società di gestione assorbe la complessità operativa; il ruolo dell'armatore è definire la direzione strategica (dove naviga lo yacht, quale programma segue, quale ciclo di refit si adatta al piano di lungo periodo), esaminare il budget e approvare le decisioni rilevanti. Un committente a cui viene chiesto di gestire nel dettaglio le decisioni operative è servito male.

Scegliere un gestore: i criteri reali

La maggior parte delle società di gestione yacht si presenta con lo stesso insieme di competenze. La vera differenza è più difficile da vedere dall'esterno del settore.

• Profondità della rete di equipaggi. Una società con una rete di equipaggi ampia e aggiornata copre i posti vacanti più rapidamente e con una qualità superiore. La reputazione della società tra comandanti ed equipaggi è il segnale più affidabile; conviene chiedere ai comandanti che sono stati imbarcati tramite quella società.

• Rapporti con i cantieri. La posizione della società presso i principali cantieri navali e di refit incide su prezzi, tempi e qualità del lavoro. Una società i cui yacht ottengono la priorità nelle finestre di refit offre all'armatore un valore che il materiale promozionale non nomina.

• Disciplina nei rendiconti. La qualità e la precisione dei rendiconti mensili sono l'indicatore più diretto della disciplina operativa nel suo complesso. È opportuno chiedere un esempio di rendiconto, con i dati riservati oscurati, prima di conferire l'incarico.

• Concentrazione degli armatori. Una società in cui un solo armatore rappresenta una quota ampia del fatturato comporta un rischio di concentrazione. È opportuno informarsi, in termini generali, sulla base di armatori della società.

• Atteggiamento sulla trasparenza. La società da scegliere è quella disposta a essere precisa su rapporti di segnalazione, strutture delle commissioni e conflitti di interesse. Una società che allude alla "trasparenza" senza dettagli di solito ha qualcosa di poco chiaro.

Il principio, in breve: la gestione yacht è invisibile quando funziona bene, e scomodamente visibile quando non funziona. Il processo di selezione dovrebbe puntare al primo stato su un lungo orizzonte, non al secondo nel corso di un singolo anno.