È il brief del comandante prima del charter a definire la settimana, non il listino tariffario. Gran parte di ciò che gli ospiti vivranno si decide nelle due settimane che precedono l'imbarco. La struttura dell'equipaggio, il piano di approvvigionamento, la strategia di rotta, il calendario delle prenotazioni e i piani di riserva sono tutti definiti prima che il committente arrivi alla passerella. Ciò che segue durante la settimana è l'esecuzione di quel piano, con la flessibilità operativa che il piano stesso è stato concepito per sostenere.
Questo testo descrive come si svolge un charter dal lato dello yacht: i ruoli dell'equipaggio, la sequenza di pianificazione, il ritmo quotidiano e ciò che il committente può fare durante il brief per migliorare concretamente la settimana.
La struttura dell'equipaggio su un grande yacht
Un tipico yacht da charter di 50 metri opera con un equipaggio da nove a dodici persone. La struttura è sostanzialmente uniforme tra gli yacht di queste dimensioni, anche se il numero preciso di ruoli varia con il progetto dello yacht e con il suo modello operativo.
Il comandante è il responsabile operativo e il principale referente per il broker e per gli ospiti del charter. Il primo ufficiale (o chief officer) si occupa della navigazione, delle operazioni di coperta e del sistema di gestione della sicurezza. Il direttore di macchina gestisce la parte tecnica: macchinari, impianto elettrico, acqua, carburante e i sistemi che mantengono lo yacht operativo. Un secondo ufficiale di macchina lo assiste.
Il servizio di ospitalità è guidato dalla chief stewardess, che supervisiona il servizio interno, la presentazione delle cabine, il servizio a tavola e lo standard di pulizia. Due o tre stewardess rispondono alla chief stewardess; sugli yacht più grandi, una posizione junior o di apprendista dedicata si occupa della lavanderia e del supporto all'approvvigionamento. Lo chef gestisce la cucina in autonomia, e la maggior parte dei grandi yacht ha un solo chef, con un aiuto in cucina durante le settimane di charter.
La squadra di coperta (di solito un nostromo e due marinai, uno dei quali spesso conduce il tender) gestisce le operazioni esterne: messa in acqua del tender, sport acquatici, parabordi, manutenzione quotidiana della coperta e supporto ai turni di coperta del comandante. La squadra di coperta è spesso la più visibile per gli ospiti, perché si occupa dell'imbarco, delle corse in tender e degli sbarchi in spiaggia.
Cosa pianifica il comandante prima dell'imbarco
La pianificazione del comandante prima del charter si svolge nelle due o tre settimane che precedono l'inizio del noleggio. Il lavoro riguarda cinque ambiti, più o meno nell'ordine in cui ricevono attenzione.
Primo, il piano di navigazione. Il comandante lavora sul brief del noleggiatore, trasmesso tramite il broker, per individuare le destinazioni, il ritmo quotidiano desiderato (prevalenza di navigazione, di rada o di porto) e i punti fermi operativi della settimana (una determinata serata in porto, un evento particolare, una prenotazione per cena). Il piano di navigazione viene steso in forma di bozza, con margini di flessibilità per il meteo e per i cambi di preferenza del committente in giornata.
Secondo, l'approvvigionamento. Lo chef e la chief stewardess lavorano insieme al piano di cibo e bevande, con indicazioni del broker sulle preferenze del committente. L'approvvigionamento avviene di solito quarantotto ore prima dell'imbarco ed è dimensionato sull'itinerario specifico della settimana; il rifornimento di prodotti freschi è organizzato in uno o due porti a metà settimana.
Terzo, il calendario delle prenotazioni. Beach club, ristoranti, voli in elicottero, orari di partenza al golf, presentazioni nei club: tutto ciò che richiede uno slot confermato viene richiesto prima dell'inizio del charter. I tempi di anticipo per le prenotazioni più richieste sono considerevoli; un gruppo di ospiti che chiede con otto settimane di anticipo un tavolo molto ambito per il pranzo di un mercoledì in Costa Azzurra ha una probabilità di conferma diversa da chi presenta la stessa richiesta due giorni prima.
Quarto, la conformità operativa. Licenze di charter, permessi di navigazione e tasse locali dove lo Stato costiero le richiede (le norme cambiano da paese a paese e dipendono dalla bandiera e dallo status dello yacht), pratiche doganali e di immigrazione per gli spostamenti transfrontalieri e preavviso alle capitanerie di porto dove i porti lo richiedono. Nulla di tutto questo è affascinante, ma determina se la rotta pianificata può essere effettivamente seguita.
Quinto, i piani di riserva. Il comandante tiene pronte due o tre rotte alternative, calibrate sulla variabilità meteorologica attesa nella stagione. Un charter nel Mediterraneo occidentale in agosto prevede un'alternativa per il vento da nord e una per il maestrale attivo; un charter nell'Egeo prevede un'alternativa per una settimana di meltemi e una per una settimana di calma. Il piano seguito il primo giorno è il piano principale; le alternative restano nel fascicolo di lavoro del comandante.
Il ruolo del committente nel brief
Il brief del noleggiatore, trasmesso al comandante tramite il broker nelle settimane prima dell'imbarco, è l'elemento più importante per la pianificazione del comandante. La maggior parte delle delusioni operative di un charter risale a lacune in questa preparazione.
Il brief dovrebbe indicare le priorità di navigazione (lunghe giornate in rada o lunghe giornate in navigazione), le preferenze per i pasti (ristoranti a terra o cene a bordo curate dallo chef), i punti fermi (prenotazioni specifiche, eventi, giornate che devono svolgersi come previsto), le esigenze di tipo familiare (bambini a bordo, regimi alimentari specifici, allergie, considerazioni legate alla pratica religiosa) ed eventuali vincoli operativi (riunioni al mattino presto, chiamate di lavoro che richiedono una connessione stabile, richieste specifiche di sport acquatici).
Il broker traduce il brief del committente in un documento di lavoro che il comandante può rendere operativo. Il piano evolve durante il periodo di pianificazione: molti dettagli emergono solo nell'ultima settimana, quando l'agenda del committente si definisce. Il broker mantiene il canale tra l'itinerario in evoluzione del committente e la pianificazione del comandante.
Il ritmo quotidiano a bordo
Una giornata tipo in charter segue un ritmo consolidato. La giornata dello yacht inizia prima che gli ospiti si sveglino: l'equipaggio di coperta prepara gli esterni, le stewardess allestiscono la colazione, lo chef avvia l'approvvigionamento della giornata. Gli ospiti si alzano di solito tra le 09:00 e le 10:00 per una colazione senza fretta sul ponte di poppa.
La mattina si trascorre di solito in rada o in una breve navigazione. Il comandante mantiene la posizione per la colazione e il bagno del mattino, oppure compie una breve navigazione verso un'altra rada per la mattinata. Il pranzo si tiene di solito a bordo o in un beach club; il tender viene messo in acqua per la corsa a terra se il programma della giornata prevede un pranzo al club.
Il pomeriggio è di solito dedicato agli sport acquatici, alle escursioni in tender o a una navigazione più lunga verso il porto della sera. Lo yacht arriva al porto della sera tra le 17:00 e le 18:00, il committente e gli ospiti si preparano per la cena (a bordo o a terra) e la serata si svolge secondo il calendario sociale.
Di notte l'equipaggio lavora su turni di guardia: la plancia è presidiata durante ogni navigazione, la guardia in sala macchine copre la notte e il personale interno è ridotto a una presenza notturna minima. Il ritmo si ripete il secondo giorno, adattato al programma della giornata e all'evoluzione del meteo.
Cosa può andare storto
La maggior parte dei problemi in charter è operativa più che relazionale. Una prenotazione saltata, un tender che richiede una manutenzione non programmata, una finestra meteo che si chiude prima del previsto, un porto che diventa inaccessibile sul piano operativo: queste sono le difficoltà ordinarie. L'equipaggio le gestisce con piani di riserva; il broker gestisce la comunicazione con il committente.
I problemi relazionali, come attriti personali tra ospiti ed equipaggio, malintesi sulle aspettative e delusioni specifiche sul livello di servizio, sono meno frequenti ma più difficili da risolvere a metà settimana. Il ruolo del broker qui è di anticipazione: il brief inviato al comandante dovrebbe prevenire i punti di attrito più comuni, e il confronto quotidiano del comandante con il committente dovrebbe far emergere i problemi nascenti abbastanza presto da poterli affrontare.
Ciò che la letteratura pubblicata sul charter non coglie è che lo svolgimento operativo di un charter è una sequenza di preparativi accurati, non un'improvvisazione durante la settimana. Il comandante va informato, tramite il broker, con la precisione che consente di costruire il piano. La settimana discende dal piano.
